System ewidencji osobowo-rzeczowej osób będących w zainteresowaniu komunistycznej „bezpieki” był jednym z najważniejszych elementów funkcjonowania tworzonego aparatu represji od momentu przejęcia przez komunistów władzy w Polsce w 1944 r. W powołanym 1 I 1945 r. Rządzie Tymczasowym, Ministerstwo Bezpieczeństwa Publicznego przejęło zadania Resortu Bezpieczeństwa Publicznego Polskiego Komitetu Wyzwolenia Narodowego istniejącego od 21 VII 1944 r. Przejęło także jego strukturę organizacyjną. Założona w 1944 r. kartoteka ogólnoinformacyjna była początkiem i podstawą tworzącego się zasobu archiwalnego komunistycznej policji politycznej. Początkowo całość problemów pracy operacyjnej UB (a więc i ewidencję) skupiał Departament I MBP, jednakże po licznych reorganizacjach struktury ministerstwa, ewidencja i archiwum znalazły się ostatecznie w powołanym 1 IV 1945 r. Departamencie II. Po kolejnej reorganizacji struktury ministerstwa rozkazem 042/org z 6 VI 1950 r. z Departamentu II wydzielono i powołano Centralne Archiwum z zadaniem gromadzenia i zabezpieczania dokumentów, pozostawiając ewidencję operacyjną w tym Departamencie.

7 XII 1954 r. w miejsce rozwiązanego Ministerstwa Bezpieczeństwa Publicznego powołano Komitet d/s Bezpieczeństwa Publicznego i osobne Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. W nowej strukturze Komitetu, Centralne Archiwum zostało w dniu 10 III 1955 r. rozkazem 013/org przemianowane na Archiwum Komitetu d/s Bezpieczeństwa Publicznego. Zasób kartoteczny natomiast przeniesiono do Departamentu X Komitetu, do Działu Kartotek. Taki stan utrzymał się do kolejnej reorganizacji, kiedy ustawą z 13 XI 1956 r. rozwiązano Komitet d/s Bezpieczeństwa Publicznego z dniem 28 XI 1956 r., oddając jego kompetencje Ministerstwu Spraw Wewnętrznych.

W nowej strukturze organizacyjnej Zarządzeniem nr 00238/56 z 27 XI 1956 r. w sprawie tymczasowych zmian w strukturze Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i terenowych organów MO funkcjonowały obok siebie Biuro Ewidencji Operacyjnej i Centralne Archiwum. Ilość jednostek organizacyjnych MSW ulegała zmianie, a prawie wszystkie były reorganizowane i to wielokrotnie. Zmianom tym podlegały również Centralne Archiwum, jak i Biuro Ewidencji Operacyjnej, które zarządzeniem nr 04/60 z 2 I 1960 r. otrzymało nazwę Biura „C”, a 1 X 1965 r. zarządzeniem nr 098/org zostało zreorganizowane i połączone z Centralnym Archiwum. Na zewnątrz stosowano nazwę oficjalną, czyli Centralne Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (na prowincji – Archiwum Komendy Wojewódzkiej Milicji Obywatelskiej), w potocznej nomenklaturze resortu nazywane było natomiast Biurem „C” lub – w terenie – Wydziałem „C”.

Nazwą archiwum zwykle określa się prostą i przejrzystą strukturę organizacyjną obsługiwaną przez profesjonalnych pracowników – archiwistów, której podstawą są zasoby archiwalne zgromadzone w magazynach. W toku opracowywania zgromadzonych akt powstają skorowidze, spisy tymczasowe, inwentarze, przewodniki – słowem podstawowe pomoce archiwalne pozwalające w jak najszerszym stopniu opracować i udostępnić zainteresowanym zgromadzony zasób archiwalny.

W przypadku archiwów komunistycznej policji politycznej cele były zgoła odmienne. Nie chodziło bowiem o maksymalny dostęp do gromadzonej informacji, lecz wręcz przeciwnie – o zminimalizowanie możliwości dostępu do zgromadzonego zasobu archiwalnego dla garstki wybranych i pełnej kontroli dopuszczanych do niego pracowników. Stąd struktura i organizacja archiwum z podziałem na szereg wydziałów w centrali – sekcji na prowincji, a nawet używane nazewnictwo były nietypowe. Także status tych archiwów zawsze był specjalny, funkcjonowały bowiem w strukturze organizacyjnej państwowej sieci archiwalnej jako archiwa wyodrębnione.

Specyfiką tego archiwum był fakt, że podstawowy zasób archiwalny składał się z dwóch uzupełniających się części tj. z kartotek oraz akt przechowywanych w osobnych magazynach, które razem tworzyły system zwany ewidencją operacyjną. Poszczególne części ewidencji operacyjnej były prowadzone przez różne wydziały/sekcje archiwum, wzajemnie się uzupełniając, tworząc jednolity, wydzielony i dostępny jedynie dla jednostek uprawnionych, lecz zamknięty dla osób i instytucji nieupoważnionych, system.

Piotr Milczanowski